บทที่ 3 การติดต่อสื่อสารเพื่อมนุษย์สัมพันธ์

การติดต่อสื่อสาร
        เป็น การสร้างความเข้าใจจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหน่วยงานหนึ่งไปยังหน่วยงานหนึ่ง หรือเป็นกระบวนการในการส่งข่าวสารระหว่างบุคคล หรือหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกขององค์การ เพื่อให้เกิดความเข้าใจ และสามารถประสานงานให้ฝ่ายต่าง ๆ ได้ปฏิบัติหน้าที่ความรับผิดชอบได้ตรงตามวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการติดต่อสื่อสารที่ชัดเจนนั้นเป็นเรื่องที่สามารถทำได้ไม่ยาก โดยจุดเริ่มต้นของการสื่อสารที่บรรลุเป้าหมายที่สุดก็คือ การทำให้สาร และการสื่อสารนั้นเรียบง่าย ปฏิบัติได้มากที่สุด และง่ายต่อการจำที่สุด ซึ่งสามารถทำได้โดยอาศัยหลัก และขั้นตอนการติดต่อสื่อสาร

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร ประกอบด้วย ส่วนสำคัญ 4 ประการ ได้แก่
1. ผู้ส่ง หมายถึง บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่ต้องการส่งข่าวสาร/ข้อมูลให้ผู้รับสารโดยมีวัตถุ ประสงค์ วิธีการที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ และลักษณะของผู้รับสารที่มีความแตกต่างกันในด้านภาษา วัฒนธรรม ความรู้สึก ทัศนคติ ความเชื่อ และระดับความรู้ ซึ่งผู้ส่งสาร พึงตระหนักถึงการเลือกโอกาสและวิธีการที่เหมาะสมที่เอื้อให้ผู้รับสารเข้าใจ และตอบสนองได้ง่าย

2. ข่าวสาร/ข้อมูลส่วน ประกอบของข่าวสาร ข้อมูล มิใช่เป็นเพียงถ้อยคำ หรือภาษาเท่านั้น แต่ยังหมายรวมถึง โอกาสช่วงเวลา อารมณ์ ความรู้สึก โดยเฉพาะระดับเสียง มักเป็นตัวบอกภาวะทางอารมณ์ของผู้ติดต่อว่าเป็นความพอใจ โกรธไม่พอใจ หรือเศร้าใจ เป็นต้น

3. สื่อที่ใช้การส่งสาร ผู้ส่งสารต้องมีการหลักในการเลือกสื่อที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
4. ผู้รับ อาจ เป็นบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่มีหน้าที่รับข้อมูล/ข่าวสาร และตอบสนองตามวัตถุประสงค์ของผู้ส่งสาร ฉะนั้นจึงพึงระมัดระวังการแปลความหมายว่าส่วนใดเป็นข้อเท็จจริง (fact) ส่วนใดเป็นความรู้สึก (feeling) ส่วนใดเป็นความคิดเห็น (thinking or opinion) และสามารถส่งข้อมูลย้อนกลับ (feedback) ไปยังผู้ส่งข่าวสารได้ ซึ่งอาจจะบอกกล่าวถึงการรับข่าวสาร/ข้อมูล ตรวจสอบความเข้าใจ หรือแสดงความรู้สึกนึกคิด เป็นต้น ย่อมเพิ่มคุณภาพของการติดต่อสื่อสารให้มากยิ่งขึ้น

สื่อที่ใช้การติดต่อสื่อสาร

สำนักงานขนาดเล็กมักจะใช้รูปแบบการติดต่อสื่อสารทาง เสียงหรือคำพูด ส่วนสำนักงานขนาดใหญ่มักใช้รูปแบบการติดต่อสื่อสารได้ครบทุกด้าน ซึ่งอาจแบ่งรูปแบบการติดต่อสื่อสารในสำนักงานได้ 4 ชนิด คือ

1. เสียงหรือคำพูด นิยมใช้โทรศัพท์ในการติดต่อสื่อสาร โดยเฉพาะระบบโทรศัพท์ตอบรับ จะช่วยลดต้นทุนพนักงานในการรับโทรศัพท์ และเกิดความรวดเร็วในการให้บริการ นอกจากนี้ยังมีเครื่องบันทึกเทปที่ใช้บันทึกคำพูดสั่งการของผู้บังคับบัญชา อีกด้วย

2. คำ เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรหรือการเขียนนั่นเอง

3. ภาพเป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารที่ถ่ายทอดในรูปแบบไร้คำ ไร้เสียง และไร้ตัวเลข แต่เป็นการสื่อสารด้วยภาพ หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ

4. ข้อมูล เป็น รูปแบบการติดต่อสื่อสารที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นช่องทางในการติดต่อ ระหว่างกัน ถ้าเป็นการติดต่อสื่อสารภายในหน่วยงานเดียวกันเรียกว่า ระบบอินทราเน็ต (Intranet) ถ้าเป็นการติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานไปยังเครือข่ายทั่วโลก เรียกว่า ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet)

ประเภทของการติดต่อสื่อสาร

 
     การติดต่อสื่อสารจำแนกได้เป็น 2 ประเภทได้แก่ การติดต่อสื่อสารภายในและการติดต่อสื่อสารภายนอก ดังนี้1. การติดต่อสื่อสารภายใน (Internal Communication)หมาย ถึง การติดต่อสื่อสารภายในองค์กรหรือสถาบันซึ่งเป็นการติดต่อกันของบุคคลภายใน องค์กร บริษัท หน่วยงาน หรือสถาบันเพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจซึ่งกันและกันทำให้การดำเนินงานภายใน องค์กรเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ การสื่อสารภายในเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวของสถาบัน เพราะหากกลุ่มประชาชนภายในองค์กรมีความเข้าใจที่ตรงกัน มีทัศนคติที่ดีต่อองค์กรแล้ว การดำเนินกิจการต่างๆ ขององค์กรย่อมได้รับการสนับสนุนจากประชาชนภายในดังนั้น องค์กรหรือสถาบันจึงต้องให้ความสำคัญกับการสื่อสารภายใน โดยให้ข้อมูลข่าวสารแก่พนักงานของตนเองทำความเข้าใจ สร้างทัศนคติที่ดี รับฟังความคิดเห็นของพนักงาน ตลอดจนอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร เช่น โทรศัพท์ เสียงตามสาย การจัดทำป้ายประกาศ โทรทัศน์วงจรปิด เป็นต้น การติดต่อสื่อสารภายในจะต้องมีความชัดเจน เพราะหากคนในองค์กรยังมีความเข้าใจไปคนละทิศละทาง โอกาสที่กิจกรรมขององค์กรจะประสบความล้มเหลวย่อมมีมากขึ้นตามไปด้วยการสื่อ สารภายในองค์กรจึงเป็นเรื่องที่นักประชาสัมพันธ์และฝ่ายบริหารจะต้องให้ความ สำคัญและต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง2. การติดต่อสื่อสารภายนอก (External Communication)หมาย ถึง การสร้างความเข้าใจร่วมกันกับบุคคลหรือองค์กร ภายนอก ได้แก่ ประชาชนทั่วไป กลุ่มลูกค้า คู่แข่งขัน ประชาชนในท้องถิ่น เพื่อให้กลุ่มประชาชนภายนอกองค์กรเหล่านี้รู้และเข้าใจ พร้อมทั้งให้การสนับสนุนการดำเนินกิจการขององค์กรเนื่องจากการติดต่อสื่อสาร ภายนอกเป็นการติดต่อสื่อสารกับกลุ่มประชาชนภายนอกซึ่งมีจำนวนมาก ดังนั้น การสื่อสารภายนอกจึงมักนิยมใช้สื่อมวลชน (Mass Communication) เป็นช่องทางในการสื่อสารภายนอก เช่น วิทยุกระจายเสียง โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ นิตยสาร ซึ่งต้องใช้งบประมาณในการดำเนินการค่อนข้างมาก
สื่อสัมพันธ์โดยอาศัยกิจกรรมต่างๆ
กจิกรรมเกี่ยวกับศาสนา เช่น วันสำคัญทางศสนา , งานบวช , งานศพ , งานทอดกฐิน , ผ้าป่า ,การสร้างและพัฒนาศาสนา
กิจกรรมวัฒนธรรม เช่น การส่งเสริมจริยธรรม , การรณรงค์ต่างๆ , การส่งเสริมการศึกษาของชุมชน , การสอนวิชชีพและการปาฐกถา
กิจกรรมด้านสังคม เช่น การต่อตั้ง , การสังเคราะผู้ยากจน , งานวันเด็กแห่งชาติ

หลักสำคัญ 7 ประการในการติดต่อสื่อสาร ด้งนี้

1. ความเชื่อถือ การสื่อสารจะได้ผลนั้นต้องมีความเชื่อถือได้ ข่าวจริงมิใช่ข่าวเท็จ

2. ความเหมาะสม การสื่อสารที่ดีต้องมีความเหมาะสมกลมกลืนกับวัฒธรรมของสังคม

3. เนื้อหาสาระ ข่าวสารที่ดีจะต้องมีความหมายสำหรับผู้รับ

4. บ่อยและสม่ำเสมอต่อเนื่องกัน การสื่อข่าวสารจะได้ผลต้องส่งบ่อยๆติดต่อกัน

5. ช่องทางข่าวสาร ข่าวสารจะเผยแพร่ได้ต้องส่งให้ถูกช่องทางของการสื่อสาร

6. ความสามารถของผู้รับ การสื่อสารที่ถือว่าได้ผลนั้นต้องใช้ความพยายามหรือแรงงานน้อยที่สุดการสื่อสารจะง่ายสะดวดก็ขึ้นอยู่กับความสารถในการรับของผู้รับ

7. ความแจ่มแจ้งชัดเจน ข่าวสารต้องง่าย ชัดเจน ใช้ภาษาที่ผู้รับเข้าใจ